Aufbewahrungsfristen

Letztlich gültig sind für Unternehmer die in der Abgabenordnung aufgeführten Aufbewahrungsfristen von zehn und sechs Jahren. Zehn Jahre sind z.B. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege aufzubewahren. Sechs Jahre gelten z.B. für Handels-und Geschäftsbriefe oder Lohnunterlagen. Die Aufbewahrungsfristen beginnen stets mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen der Unterlagen vorgenommen worden sind bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden.

Bei Vertragsunterlagen beginnt die Frist erst mit Ablauf des Vertrages. Dazu ist bei der Berechnung der Fristen auf die evtl. verlängerten Festsetzungsfristen zu achten. Zum einen könnte wegen verspätet eingereichten Steuererklärungen die Frist für die Aufbewahrung länger andauern, zum anderen ist ggf. die Festsetzungsfrist mit fünf Jahren für leichtfertige Steuerverkürzung oder zehn Jahren für Steuerhinterziehung festzustellen.

Der Ablauf der Festsetzungs- und damit Aufbewahrungsfristen könnte durch den Beginn einer Aussenprüfung oder Einsprüchen gehemmt sein. Nicht nur die Abgabenordnung bestimmt die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Unterlagen: es sind noch Verpflichtungen aus dem UStG, SozV, MindestlohnG, HGB oder die Regelungen der DSGVO aufzunehmen.