Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnungen in Unternehmen

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, dafür zu sorgen, dass die Finanzbuchhaltung und die Lohnabrechnungen für die Angestellten ordnungsgemäß vorgenommen werden, so dass sie einer Außenprüfung durch das Finanzamt und die Rentenversicherungsträger standhalten. Vor allem die Lohnabrechnungen werden für die Unternehmen von Jahr zu Jahr komplizierter. Oft gibt es nicht nur zu Anfang eines neuen Kalenderjahres Änderungen in der Sozialgesetzgebung und im Steuerrecht, sondern zusätzlich noch im laufenden Jahr. Änderungen der Krankenkassenbeiträge, Zuschläge zur Pflegeversicherung für kinderlose Arbeitnehmer und ähnliches stellen die Unternehmen laufend vor neue Herausforderungen. Die Mitarbeiter, die die Finanzbuchhaltung und die Lohnabrechnungen erledigen, müssen sich permanent mit Neuregelungen auseinandersetzen und sich in die veränderten PC-Programme einarbeiten.

Vor allem kleine Firmen wie Familienunternehmen sind mit diesen Aufgaben häufig völlig überfordert, nicht nur zeitlich, sondern auch von der fachlichen Qualifikation her. Deshalb gehen immer mehr kleine, aber auch große Unternehmen, dazu über, die Finanzbuchhaltung und die Lohnabrechnungen an andere Firmen abzugeben, die diese Arbeiten für sie erledigen.

Dieses so genannte Outsourcing von Finanz- und Lohnbuchhaltung hat für die Unternehmen viele Vorteile. Die Firmeninhaber und ihre Angestellten haben die Möglichkeit, sich wieder mehr um das Kerngeschäft zu kümmern, und können die Arbeiten in der Buchhaltung Experten überlassen, die oft viel besser dazu geeignet sind. Externe Buchhaltungsfirmen sind schließlich auf solche Aufgaben spezialisiert und erledigen sie nicht nur so nebenbei, wie es vor allem in kleinen Familienunternehmen meistens der Fall ist. Die Mitarbeiter der eigenen Firma können in Bereichen eingesetzt werden, wo sie sich oft besser aufgehoben fühlen als in der Buchhaltung.

Auch die Aufgabe, für die notwendigen Software-Updates zu sorgen und sich in die neuen Programme einzuarbeiten, entfällt für die Firma des Unternehmers, was eine erhebliche Entlastung darstellt. Durch Outsourcing von Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnungen reduziert sich auch das unternehmerische Risiko, denn nun haftet der Firmenchef nicht mehr für die Richtigkeit der Buchführung. Dieses Risiko trägt allein die externe Buchhaltungsfirma. Die Dienstleistung eines Buchhalters besteht darin, quantitative Informationen vor allem finanzieller Art, über die wirtschaftlichen Kennzahlen des Unternehmens zu liefern. Dies ist für wirtschaftliche Entscheidungen – wie Personaleinstellung – wichtig. Die Mindestanforderungen an die Buchführung – auch bei kleinen Unternehmen – sind: Jahresabschlüsse und Bestandsaufnahmen (d.h. Bilanz und Inventur), Warenausgangsbuch, Kassenbuch und die grundsätzlich die zeitnahe und geordnete Erfassung sämtlicher Geschäftsvorfälle. Löhne und Gehälter von Arbeitnehmern unterliegen grundsätzlich der Lohnsteuer.